Recordatorios de citas por WhatsApp: cómo automatizarlos

Un recordatorio de cita por WhatsApp es un mensaje que se envía solo, a partir de tu agenda, para avisar al cliente cuándo y dónde es su cita y pedirle que la confirme. Es una de las automatizaciones más útiles para clínicas, consultorios, centros de estética, talleres y cualquier negocio que trabaje con reservas.

Cómo funciona el flujo

El proceso tiene cuatro pasos que se repiten cada día sin intervención manual:

1. Lectura de la agenda: el sistema consulta las citas programadas para el día siguiente.
2. Envío de la plantilla: a cada cliente se le manda un mensaje con sus datos (nombre, fecha, hora, servicio y sede).
3. Confirmación: el cliente responde para confirmar o para reprogramar.
4. Registro: cada envío y cada respuesta quedan guardados en un historial.

Por qué debe ser una plantilla aprobada por Meta

Los recordatorios los envías tú primero, cuando el cliente no te ha escrito en las últimas 24 horas. En ese caso WhatsApp exige usar una plantilla de mensaje aprobada por Meta. La plantilla es un texto fijo con variables, por ejemplo:

• Hola {{paciente}}, te recordamos tu próxima cita.
• Fecha: {{fecha}} · Hora: {{hora}} · Servicio: {{servicio}} · Sede: {{sede}}.
• Para confirmar tu asistencia, responde este mensaje.

Por ser un aviso sobre un servicio que el cliente ya solicitó, se clasifica como mensaje de utilidad.

El caso de ViveMax IPS

Desarrollé para ViveMax IPS un sistema de recordatorios conectado a la agenda de citas. El panel muestra cuántas citas hay para el día siguiente, el estado del sistema, cuántos mensajes se han enviado y procesado, y cuántos pacientes confirmaron. Tiene tres secciones: agenda y envío, plantillas de mensajes e historial de envíos. La plantilla en uso está aprobada por Meta e incluye paciente, fecha, hora, servicio, profesional y sede. Puedes verlo en sistemas desarrollados.

Cuánto cuesta

Meta cobra por mensaje. En Colombia, según la tabla vigente desde el 1 de julio de 2026, un mensaje de utilidad cuesta US$ 0,0008. Por ejemplo, 2.000 recordatorios al mes cuestan unos US$ 1,60 en tarifas de Meta. A eso se suma la plataforma que conecta tu agenda con WhatsApp. Consulta la tabla de tarifas por país.

Buenas prácticas

• Envía el recordatorio con tiempo suficiente: que el cliente pueda reprogramar sin perder el cupo.
• Facilita la respuesta: una sola acción clara, como "responde SÍ para confirmar".
• Cuida los datos sensibles: en servicios de salud no incluyas diagnósticos ni información clínica en el mensaje.
• Cumple la normativa de datos personales: en Colombia, la Ley 1581 de 2012, y pide autorización para tratar los datos de contacto.
• Pasa a una persona cuando el cliente tenga una pregunta que el flujo no resuelve.

Qué necesitas para implementarlo

Una agenda donde estén las citas con el teléfono del cliente, un número de WhatsApp Business conectado a la API oficial y una plantilla aprobada. Con eso, el envío y el registro se conectan por API. Conoce el servicio de automatización de WhatsApp Business.